¿Cuáles son las etapas del proceso de la rendición de cuentas?
Para la definición de estrategia
de rendición de cuentas se debe seguir un "método", que consiste en un
conjunto de pasos para cumplir con un propósito; así el modelo ideal de
un proceso de rendición de cuentas debe incluir 5 etapas: el
aprestamiento, el diseño, la preparación/capacitación, la ejecución y el
seguimiento y evaluación, en concordancia con lo establecido en el
artículo 56 de la Ley 1757 de 2015. Es posible que no siempre se
apliquen las 5 etapas, ya que estas dependen de la forma como la entidad
arme su modelo. No obstante, se debe tener en cuenta que éstos pueden
hacer que la rendición de cuentas y sus resultados sean más contundentes
y se consolide como un proceso dentro de la organización.
Etapas de rendición de cuentas
Aprestamiento:
Consiste
en la organización gradual y permanente de actividades y experiencias
que promueve la cultura de la rendición de cuentas al interior de la
entidad y en el relacionamiento con los grupos de valor. Está conformada
por actividades de identificación del estado actual de rendición de
cuentas, capacitación, y organización del trabajo del equipo líder.
La entidad debe prepararse todo el tiempo para la rendición de cuentas.
Diseño:
Se
refiere a la actividad creativa desarrollada para concretar el cómo del
proceso de rendición de cuentas en la futura etapa de ejecución. Tiene
por fin proyectar actividades que sean útiles y efectivas. Es ideal que
esta fase cuente con procesos participativos para definir las
actividades, responsables, tiempos y recursos de la rendición de cuentas
en todas las fases de ciclo de la gestión (anual). Incluye el diseño de
la estrategia de relacionamiento y comunicaciones para la rendición de
cuentas.
La rendición de
cuentas entendida como el proceso que deben propiciar las entidades
públicas para facilitar la participación de los ciudadanos en su
gestión, es una de las políticas que debe incluirse en la planeación
institucional, según lo establece el Modelo Integrado de Planeación y
Gestión para fortalecer la relación del Estado con el ciudadano.
Preparación:
Consiste
en disponer, para su aplicación inmediata, los recursos, documentos,
compromisos, entre otros, los cuales, en el caso de la rendición de
cuentas, serán utilizados en la etapa de ejecución. Se refiere a las
condiciones necesarias para la rendición de cuentas y abarca actividades
como: generación y análisis de la información, elaboración del informe
de gestión para la rendición de cuentas, diseño de los formatos y
mecanismos para la publicación, difusión y comunicación permanentes y la
capacitación de los actores interesados para la rendición de cuentas.
Ejecución:
Esta
etapa se relaciona con la puesta en marcha de la estrategia de
rendición de cuentas de cada entidad de acuerdo con las actividades
definidas; refleja el compromiso con el cumplimiento de los objetivos y
metas trazadas. Es el momento en el cual se ejecutan las acciones de
publicación, difusión y comunicación de información, así como el
desarrollo de espacios de diálogo con la participación de los grupos de
valor y de interés.
Seguimiento y evaluación:
La
evaluación y seguimiento de la estrategia de rendición de cuentas es
transversal e inicia y finaliza con la elaboración del autodiagnóstico,
ya que éste brinda las bases para definir los indicadores y evidenciar
el avance anual de los mismos en una entidad. Esta etapa incluye, en
cumplimiento del artículo 56 de la Ley 1757 de 2015, la entrega de
respuestas escritas a las preguntas ciudadanas dentro de los 15 días
posteriores a su formulación en el marco del proceso de rendición de
cuentas. De igual forma, esas respuestas deben ser publicadas en la
página web o en los medios de difusión oficiales de las entidades.
Dentro de la evaluación y seguimiento se aplican cuatro propósitos:1. Seguimiento al desarrollo del trabajo del equipo líder y al desarrollo de la estrategia (insumos y actividades).
2.Evaluación de las
acciones propuestas en la estrategia de rendición de cuentas, tanto por
los participantes como por el equipo líder.
3.Seguimiento a los compromisos adquiridos en los espacios de rendición de cuentas con los grupos de valor y de interés.
4.Evaluación de la contribución de la rendición de cuentas a la gestión de la entidad (resultados e impacto).
